Organisation

So ein Bau ist komplex und man verliert schnell den Überblick. Um das zu vermeiden, haben wir uns sehr schnell angewöhnt, alles zu strukturieren und zu organisieren. Es ist zwar ein bisschen Aufwand, aber wahrscheinlich leichter als im Nachhinein den Überblick mit 1000 Unterlagen zu behalten.

Wir verfolgen auch einige Bauforen, und da wird auch immer wieder gefragt wie man sich organisieren kann und den Überblick behält. Und es kommt immer wieder die gleiche Antwort: Excel

Für alle die, die diesen Blog lesen, weil sie selber bauen wollen, haben wir hier mal eine Übersicht zusammengestellt.

1. Old but gold: Ordnerwirschaft

Wir haben uns direkt mehrere Ordner angelegt, um thematisch getrennt alles zu sortieren. Manche Dokumente sind kopiert und in mehreren Ordnern abgeheftet (mit Vermerk aufs Original)

a) Finanzordner: hier wird alles gesammelt was mit Rechnungen zu tun hat. Wir heften immer die Rechnung ein und dahinter den Überweisungsbeleg oder die Auszahlungsanweisung. Dies ist zum Einen nach Zahlungsempfängern geordnet, und in den einzelnen Abtrennungen nach Datum b) Notarordner: Hier kommen alle Unterlagen zum Notarvertrag rein, die wichtigen Urkunden. c) Vertragsordner: Alles einzelnen Verträge sind darin abgeheftet. Unter anderem kommen dort die einzelnen Unterlagen zur Bemusterung, zur Erschließung, Küche etc rein

d) ggfs noch ein kleiner schmaler Bauordner: hier kommt alles an Planungsunterlagen rein (z.B für den Bauantrag, die Erschließung). Alles bemaßte, um die Pläne ausführen zu können.

2. Excel

Wenn man sich ein bisschen eingearbeitet hat, kann man echt viele mathematischen Funktionen nutzen. Und somit konnten wir in einer Tabelle alles mögliche zusammenfassen:

a) Eine Übersicht über die vom Eigenkapital getätigten Ausgaben, mit Aufsummierung und allen Daten zur Rechnung (wann erhalten, wann bezahlt)

b) Eine Übersicht über die vom Darlehen ausgegebenen Beträge, ebenfalls auch aufsummiert, mit Anzeige des verbleibenden Darlehensvolumen

c) Eine Gesamtübersicht

d) Berechnung der aktuellen monatlichen Zinsen und Bereitstellungszinsen

3. OneDrive

Wir legen alles in OneDrive ab. Die Excel-Tabelle, wie jedoch auch alle Rechnungen/ Beläge. Alle Planungszeichnungen werden eingescannt, alle Bilder die wir machen ebenso. Somit haben wir alles, was klassisch abgeheftet ist, auch online noch einmal jederzeit und überall verfügbar.

4. Bautagebuch

Eigentlich überflüssig, das zu erwähnen. Aber auch das Bautagebuch hier gilt als Organisation und Dokumentation, um im Nachhinein die zeitlichen Verläufe besser nachvollziehen zu können.

Fazit

Jeder sollte sich sein eigenes Organisationssystem zurechtlegen. Es muss bei weitem nicht so ausführlich sein wie bei uns, wahrscheinlich muss man nicht alles doppelt und dreifach sammeln. Aber wir fühlen uns damit sicher und wissen jeder, wo wir was finden.